Il existe de nombreux logiciels de messagerie (clients mail) permettant de recevoir vos e-mails directement sur votre ordinateur. Chaque e-mail est envoyé d’un serveur vers un autre serveur. Vous pouvez généralement accéder directement aux e-mails stockés sur le serveur via une interface appelée webmail. Des logiciels tels que ©Outlook, ©Thunderbird ou encore ©Mail permettent cependant de télécharger automatiquement les e-mails présents sur le serveur source directement sur votre ordinateur. Un tel logiciel est aussi appelé “client mail”.
Il faut cependant effectuer un réglage correcte de votre client mail pour qu’il réceptionne convenablement vos messages. Les indications ci-dessous vous expliquent pas-à-pas la démarche pour paramétrer votre logiciel de messagerie.
Les aperçus utilisés sont ceux du logiciel ©Mail disponible sur Mac. Les logiciels tels que ©Outlook ou ©Thunderbird fonctionnent sensiblement de la même manière.
Ajouter un compte email sur ©Mail
Pour ajouter un compte de messagerie sur le logiciel ©Mail cliquez sur Fichier > Ajouter un compte …
Saisissez votre adresse e-mail dans les champs “Nom complet” et “Adresse électronique”.
Dans le champ “Mot de passe”, saisissez le mot de passe qui vous a été communiqué par votre prestataire.
Le serveur de réception : type POP
Le serveur de réception (nommé “serveur POP”) est chargé de recevoir les e-mails qu’on vous envois sur votre adresse e-mail. Comme indiqué également ci-dessus, vous pouvez accéder directement au contenu de votre boîte de messagerie en ligne via un webmail. Afin de simplifier l’accès au webmail de nos clients, celui-ci est généralement accessible via l’adresse http://www.votre-site.com/webmail (en prenant soin de remplacer “votre-site.com” par l’adresse de VOTRE site Internet).
Choisissez de créer un compte de type “POP”.
Dans le champ “Description” saisissez à nouveau votre adresse e-mail.
Dans le champ “serveur de réception”, saisissez le serveur de réception qui vous a été communiqué par votre prestataire.
Dans le champ “Nom d’utilisateur”, saisissez le nom d’utilisateur qui vous a été communiqué par votre prestataire.
Dans le champ “Mot de passe”, saisissez le mot de passe qui vous a été communiqué par votre prestataire.
Si votre prestataire le permet vous pouvez choisir de réceptionner vos e-mails de manière sécurisée. Si vous êtes clients Digiactif vous pouvez cocher la case “Utiliser SSL”.
Sélectionnez le mode d’authentification par “mot de passe”.
Le serveur d’envoi : SMTP
Le serveur d’émission vous permet d’envoyer des e-mails vers d’autres adresses. Il dépend très souvent de votre F.A.I. (Fournisseur d’Accès Internet). Ainsi, lorsque vous souhaitez envoyer des e-mails depuis votre connexion Internet, l’adresse du serveur d’envoi à renseigner doit être celle communiquée par votre F.A.I. Pour connaître les adresses SMTP de chaque F.A.I. il vous suffit, soit de faire une recherche sur Internet, soit de contacter votre F.A.I. afin d’avoir plus de renseignements.
Dans le champ “Description” saisissez le nom de votre F.A.I.
Dans le champs “Serveur d’envoi” saisissez l’adresse du serveur d’envoi de votre F.A.I.
Certains F.A.I. nécessitent une authentification pour utiliser le serveur d’envoi. Il convient de vous renseigner auprès du vôtre pour connaître les modalités d’utilisation de leur serveur d’envoi.
Note : les clients Digiactif peuvent bénéficier d’un serveur d’envoi privé leur permettant d’envoyer des mails indépendemment de leur F.A.I. (très pratique pour envoyer des mails depuis un Smartphone ou un ordinateur portable par exemple).
Si votre F.A.I. le permet vous pouvez choisir d’envoyer vos mails de manière sécurisée. Il convient de vous renseigner auprès de votre F.A.I. pour connaître les modalités d’utilisation de leur serveur d’envoi de façon sécurisée (SSL).
Note : les clients Digiactif bénéficiant d’un serveur d’envoi privé peuvent envoyer leur mails de façon sécurisée. Cochez alors la case “Utiliser SSL” et sélectionnez le mode d’authentification par “mot de passe”.
Terminer l’ajouter d’un compte sur Mail
Une fois les étapes précédentes effectuées vous observez un résumé du compte que vous souhaitez ajouter. Cochez la case “Se connecter à ce compte” et cliquez sur “Créer” pour terminer l’ajout du compte mail dans votre logiciel de messagerie.
Erreurs possibles
Si vous avez suivi la procédure décrite et que votre compte de messagerie ne fonctionne pas ou vous retourne une erreur concernant la réception des mails vérifiez que le port correspondant au réglage du serveur d’envoi est bien 995 si vous avez coché la case “Utiliser SSL”. Si vous n’avez pas coché cette case, le port doit être 110.
Paramétrages optionnels : réglages avancés
Les logiciels de messagerie vous proposent également dans les options avancées de supprimer du serveur la copie des messages immédiatement, après une journée, après une semaine, après un mois ou jamais après récupération. Cela signifie que lorsque votre logiciel aura téléchargé les e-mails sur votre ordinateur, il les supprimera définitivement du serveur (webmail). Vous ne les trouverez alors que sur l’ordinateur sur lequel ils ont été téléchargés.
Nous vous conseillons fortement de ne jamais configurer cette option sur “jamais”. Cela surchargerait votre serveur au risque de le saturer et de ne plus pouvoir recevoir de mails par la suite. Il faut donc supprimer régulièrement les e-mails présents sur le serveur après récupération par votre logiciel de messagerie, le bon compromis étant de le faire au bout d’une semaine par exemple. Cela vous permet de récupérer vos mails sur différents appareils (ordinateur, votre téléphone, votre tablette tactile…) pendant une semaine.